Jetzt können Sie einzelne Angebote auch per E-Mail versenden. FlowFact stellt Ihnen dazu eine Mustervorlage im HTML-Format zur Verfügung. Sie enthält bereits alle Platzhalter, die nicht nur Daten des Interessenten und des jeweiligen Objekts (samt Bilder!), sondern auch Ihre Firmen- bzw. Absenderdaten automatisch einfügen.
Besonderheit: Dank intelligenter Bildplatzhalter werden die Bilder automatisch von Ihrem FlowFact Webserver in die E-Mail hineinkopiert und als Anhang mit versendet. Der Empfänger kann somit das Exposé auch offline mit allen Bildern prüfen.
Die Bilddateien müssen sich auf Ihrem FlowFact Webserver befinden! Es spielt dabei keine Rolle, ob der Webspace (für Sie reservierter Speicherplatz im Internet) über einen Provider Ihrer Wahl oder im Rahmen des FlowFact Webhosting zur Verfügung gestellt wird.
Und so sieht eine fertig erzeugte E-Mail bei Verwendung der FlowFact-Vorlage aus:
Starten Sie FlowFact und öffnen Sie den AddIn Konfigurator:
Klicken Sie auf die Schaltfläche LiveUpdate:
Aktivieren Sie den Listeneintrag E-Mail Expose
Schließen Sie den AddIn-Konfigurator durch Klicken auf die Schließen-Schaltfläche.
Jetzt können Sie von FlowFact aus direkt auf die Vorlage zugreifen (E-Mail Expose.htm im Verzeichnis ...FlowFact\vorlagen.mus\AKTIVI). Wie das funktioniert und was Sie sonst noch tun müssen, erfahren Sie am Ende dieser Seite (Vorgehensweise / Schritt-für-Schritt-Anleitung).
Ihr FlowFact Webserver muss eingerichtet sein und über die entsprechenden Daten verfügen. Mehr zum Thema FlowFact Webserver finden Sie auf der Seite Webserver und Objekt-Tracking - Einleitung. Als Lieferanten des Datenspeichers (Webspace) kommen sowohl Provider Ihrer Wahl, als auch FlowFact (FlowFact Webhosting) in Frage.
Das Objekt, zu dem Sie ein E-Mail-Exposé erzeugen wollen, muss bereits übertragen worden sein. Dazu gehören auch die Bilder: ein Kurzexposé-Bild und die ersten beiden Langexposé-Bilder. Die in der E-Mail-Exposévorlage vorhandenen Bild-Platzhalter können Bilder nur dann anzeigen, wenn sich diese bereits im Webserver-Dabenbestand befinden!
Es muss FlowFact ab Build 162 installiert sein.
Beim Erstellen der E-Mail muss eine aktive Internetverbindung hergestellt sein.
Die Aktivität muss mit der Adresse des Interessenten und mit dem Objekt-Datensatz verknüpft sein.
Die Vorlage enthält die notwendigen Platzhalter und Interessenten-, Objekt-, und Firmen- bzw. Absenderdaten. Die Bilder werden über Spezialplatzhalter (wie oben bereits erwähnt) eingefügt. Und so sieht die Vorlage in der Rohfassung aus:
Platzhalter | Datenquelle |
{STD_Firma1Name} | Feld Name (Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten) |
{STD_Firma1PLZ} | Feld PLZ (Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten) |
{STD_Firma1Ort} | Feld Ort (Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten) |
{AKT_OBJ_Kennung} | Feld Kennung im verknüpften Objekt (Fenster Objekte, Registerkarte Daten1) |
{AKT_DATUM} | Feld Datum (Fenster Aktivitäten) |
{AKT_OBJ_HEADLINE} | Feldart HEADLINE (Objektdetails, Fenster Objekte, Registerkarte Daten1) |
{AKT_AD_Briefanrede} | Feld Briefanrede im verknüpften Fenster Adressen (Interessentenadresse) |
{AKT_OBJ_BILDWEBSERVER0} | Diese Platzhalter erzeugen einen Link zu den Bildern des jeweiligen Objekts auf dem Webserver. Mit dem Versand der E-Mail werden die Platzhalter entfernt und durch das Bild ersetzt. Bilder werden als Anhang in der E-Mail mit übertragen. |
{AKT_OBJ_BILDTITEL0} {AKT_OBJ_BILDTITEL1} {AKT_OBJ_BILDTITEL2} | Fügt die Bild-Titel zum jeweiligen Bild ein. Der Bildtitel ist Bestandteil des Bild-Dateinamens. |
{OBJ_TEXTLAGE} | Textfeld Lage (Fenster Objekte), Registerkarte ...4 (Exposétexte)) |
{OBJ_TEXTOBJEKT} | Textfeld Objekt (Fenster Objekte), Registerkarte ...4 (Exposétexte)) |
{OBJ_KAUFPREIS} | Feldart Kaufpreis (Objektdetails, Fenster Objekte, Registerkarte Daten1) |
{OBJ_PROV_INT} | Textfeld Interessent,Käufer,Mieter im Bereich Provision (Fenster Objekte, Registerkarte ...2) |
{BEN_TelefonBuero} | Feld Telefon Büro (Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte Briefdaten) |
{BEN_E-Mail} | Feld E-Mail (Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte Briefdaten) |
{STD_Firma1Internet} | Feld Internet (Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Firmendaten) |
Öffnen Sie das Fenster Objekte 
und sorgen Sie dafür, dass das Objekt angezeigt wird, welches Sie nun per e-Mail anbieten wollen. Verwenden Sie dazu die Suchfunktion (
).
Öffnen Sie die nun das Fenster Adresse (
) und suchen Sie den Interessenten (). Achten Sie darauf, dass seine E-Mail-Adresse eingetragen ist.
Erzeugen Sie eine neue E-Mail durch Klick auf:
Das Fenster Aktivitäten ist jetzt geöffnet. Stellen Sie zunächst eine Verknüpfung mit dem zuvor ausgesuchten Objekt her. Klicken Sie dazu auf den Eintrag verknüpfen, rechts neben der Bezeichnung Objekt, um im darauf folgenden Kontextmenü den Eintrag Aktueller Datensatz anzuklicken.
Anschließend muss dort das Objekt angezeigt werden, z.B.:
Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Vorlage öffnen/verwenden:
Sollten Sie das automatische Einfügen einer Default-Vorlage aktiviert haben, so wird diese automatisch durch die Exposé-Vorlage ersetzt.
Wählen sie im folgenden Dialog die Vorlage aus und bestätigen sie durch Klick auf Öffnen:
Anschließend wird das fertige E-Mail-Exposé angezeigt.
Zum Schluss brauchen Sie nur noch die E-Mail-Nachricht zu versenden. Klicken Sie dazu auf Versenden:
Vergessen Sie bitte nicht, anschließend Ihren Postausgang zu leeren, sofern Sie nicht über den FlowFact Email Dienst (optional) verfügen. Klicken Sie dazu entweder auf Mails empfangen/senden oder Mails senden: